Flex office : les 6 règles d'or pour réussir sa transition

Pour éviter cafouillages, frustrations ou encore télétravail à outrance 6 investissements fondamentaux au niveau des espaces, des organisations et des technologies, s’avèrent incontournables pour évoluer vers le « flex office », encore plus en cette période post-confinement. De quoi réussir le passage à des bureaux propices au nomadisme, à l’agilité et à la collaboration.

 

Sur le papier, adopter une organisation en flex office présente de plus en plus d’avantages. Ainsi, selon une note d’analyse de début juin 2020 d’Olivier Gerarduzzi et Bruno Amsellem, directeur et associé chez Deloitte, le taux d’occupation moyen des postes en Ile-de-France avant la crise était déjà compris entre 50 et 70% du temps, du fait des RTT, congés, déplacements, réunions… Les salariés choisissent plus leur lieu de travail selon leurs besoins pour augmenter leur productivité et réduire leur stress. Il importe d’adapter les bureaux à ces nouvelles habitudes, plus réduits en taille mais mieux configurés, plus vecteurs de gains immatériels comme la créativité, stimulée par des ambiances de travail et par des échanges horizontaux entre différents départements et métiers en phase projet. Les bureaux ne sont plus attitrés et chaque matin, le salarié, équipé de son smartphone et de son ordinateur portable, s’installe là où il trouve de la place.

1. A chaque collaborateur une place assise tu assureras

Les clichés quant à la quête effrénée d’économies sur les mètres carrés vont bon train. Mais l’entreprise qui aspire à réussir son organisation en flex office doit tout de même dimensionner les espaces de façon à pouvoir assurer une place assise à chaque collaborateur à tout moment de l’année. Le cas ne se réalise jamais et la taille du poste serait moindre pour chacun – on estime qu’un flex office pleinement adopté revient en fait à proposer 0.8 poste par salarié – mais c’est un gage de sécurité pour les salariés qui savent qu’ils peuvent tout de même occuper, en théorie, un bureau à tout instant.

 

2. Des espaces collaboratifs disruptifs tu proposeras 

Cette diminution moyenne de la surface de chaque poste, qui tient compte de la miniaturisation des outils et de la disparition du papier, doit être réutilisée pour des espaces communs disruptifs ou informels favorisant la détente, les échanges, le brassage.

 

3. Au besoin individuel de territorialisation tu répondras 

Beaucoup de collaborateurs, particulièrement de la génération X, ne supportent pas cette dépersonnalisation. Certains sont nostalgiques du bureau attitré statutaire ou de la décoration individuelle rassurante. En flex, les bureaux doivent être entièrement vidés au bout de 2h d’absence dans une pure logique de « clean desk » *! Pour répondre à ce malaise, il est donc recommandé de proposer un casier fermé à chacun pour ses affaires personnelles. A noter aussi que l’organisation d’une décoration collective de l’espace (végétalisation…) permet de mieux capter l’intérêt des salariés.

 

4. La logique du bureau « tout en un » tu oublieras

Ce sont désormais des ambiances de travail qui doivent être privilégiées – brainstorming, phone room, réunion, cocooning comme à la maison pour la concentration… – et les salariés s’y déplacent selon leurs besoins dans la journée. Ce qui requiert donc une longue réflexion sur les habitudes et souvent un accompagnement quant à la configuration des lieux, le choix de mobilier et le message à faire passer.

 

5. Sur les équipements digitaux tu ne lésineras pas 

La mobilité exige des outils de travail autonomes, des réseaux Wi-Fi performants, un stockage qualitatif de fichiers dans le cloud, des systèmes sophistiqués de réservation de salles de réunion, un réseau social interne, mais aussi de la softphonie et des casques audio, des capacités de projection et de visioconférence…

 

6. Une culture du respect mutuel en amont tu feras naître

« Nous avions pensé à tout, sauf au manque de civisme de certaines personnes qui n’ont pas tenu compte de la proximité avec de nouveaux voisins qui changent tout le temps », révèle un chef d’entreprise obligé d’effectuer un retour en arrière à cause de querelles intestines dues au bruit. Les équipes commerciales téléphonent par exemple beaucoup plus que les autres et doivent multiplier les déplacements dans les « bulles ». Le partage de bureaux avec des inconnus passe aussi par des concessions et des efforts quant aux habitudes de travail. Une mentalité qui se travaille parfois plusieurs mois avant le changement, à l’aide d’ateliers, de conférences et de kits documentaires.

 

 

Ces conditions pour aspirer à une organisation plus agile et adaptable à l’activité, à une mobilité du personnel, à un véritable décloisonnement, à de l’autonomie et du bien-être, sont nécessaires mais non suffisantes.

Un management de confiance semble aussi être un fondamental par exemple. En tout cas, le jeu de ces multiples investissements en vaut la chandelle : au siège de Danone, on a longtemps affirmé que cette transition avait permis une augmentation de la productivité de 30% ! Selon l’enquête Global Workspace Survey 2019 réalisée par IWG (Regus), 62% des entreprises françaises interrogées disent avoir mis en place une politique d’espaces de travail flexible. La moyenne mondiale avoisinerait les 60%…

 

Myah & Walter

 

* Le concept du clean desk est une tendance d’aménagement qui consiste à vider au maximum son bureau.

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