Workplace Manager… Mais qu’est-ce donc ?

Au-delà des intitulés métiers parfois tapageurs de la « feel good attitude », il existe des métiers bien réels parfois méconnus mais pourtant indispensables dans le quotidien du travail !

Manager, Facility Manager, Chief Happiness Officer, Hospitality Manager… La liste de ces métiers ressemble à un inventaire à la Prévert que Walter – la filiale de Patriarche en charge de conception, la location et la gestion d’espaces de travail pour TPE, PME et grands groupes – s’est permis d’allonger un peu plus en inventant le « Workplace Manager ». Si la plupart des gens situent bien leur action en rapport avec le lieu de travail, peu sont capables de définir avec exactitude les missions qui leur incombent. D’où parfois certaines confusions et raccourcis maladroits. Non, ils ne sont pas tous exclusivement des G.O. du Club Med en entreprise ou des livreurs de corbeilles de fruits… Voici une revue de ces métiers, toujours plus spécialisés et évolutifs, qui œuvrent dans l’ensemble à fournir les meilleures conditions de bureau aux salariés…

L’Office Manager (OM), « assistant de direction ++ »

Le poste, plutôt présent en interne dans les entreprises, est sûrement le plus polyvalent. Qu’il s’agisse de gérer l’élargissement d’une équipe du simple au double suite à une levée de fonds, de déménager le siège, de superviser un chantier de rénovation ou d’améliorer les conditions de vie au travail des salariés, l’OM est sur tous les fronts. Mais son cœur de mission comporte souvent une importante partie administrative (RH, comptabilité, communication interne…) ainsi que du « facility management ». Parfois, on peut également attribuer à la fiche de poste des fonctions de communication, d’événementiel, de juridique ou de gestion du bien-être des employés. Certains OM ont presque un poste de responsable administratif et financier, d’autres sont davantage focalisés sur le côté « happiness » ou RH. « Selon notre département de rattachement, les habitudes de l’entreprise et son niveau de maturité, nous pouvons être amenés à nous spécialiser davantage dans un domaine », révèle Raphaël L., OM chez un acteur de l’industrie de la chimie.

 

Le Facility Manager (FM), pour « gestionnaire de bureaux »

Plus spécifiquement, le FM traite de tout ce qui a trait avec la logistique, l’entretien et le fonctionnement du bâtiment. Il est incontournable sur les sujets de services généraux, de communication avec les fournisseurs, de suivi de travaux, de commandes de fournitures… « C’est bien simple, nous sommes de véritables couteaux suisses, prenant en charge l’ensemble des services matériels liés à la gestion d’un site », résume Julie C., FM chez un sous-traitant de l’aéronautique.

Le Chief Happiness Officer (CHO), « priorité aux RH »

La mission du CHO est beaucoup plus axée sur le facteur humain, les échanges entre salariés, leur épanouissement personnel et leur bien-être sur le lieu de travail pour plus de cohésion, d’implication, d’engagement des équipes. Le mot « happiness » au travail fait sourire les cyniques. Contrairement aux idées reçues, faire en sorte que les salariés se sentent bien ne passe pas seulement par l’organisation de soirées et apéros. Le CHO développe une approche globale du bien-être. « Prenons un exemple précis. Je veille aussi à ce que les salaires soient versés au plus tard le dernier jour ouvré du mois », illustre Sophie P., CHO dans une start-up de vente en ligne, selon qui le but véritable est « d’humaniser le lieu de travail et de transmettre les valeurs des dirigeants ».

L’Hospitality Manager (HM), « gardien du bien-être serviciel du collaborateur »

Le bonheur étant subjectif et n’étant pas une affaire d’entreprise, on parle de plus en plus d’Hospitality Manager qui œuvre avant tout au bien-être au travail, duquel découlera (peut-être) le bonheur. Une manière d’éviter une injonction au bonheur qui peut devenir pesante pour les salariés. L’HM coordonne ou organise des événements, utilise les codes de l’hôtellerie et assure la communication auprès des collaborateurs : « ceux-ci sont dorénavant considérés comme des clients », n’hésite pas à déclarer Julian H., HM dans une agence de publicité. Ses tâches diverses consistent à veiller au confort des occupants, à leur qualité de vie. Il contribue donc à intégrer au lieu de travail des éléments personnels du quotidien (conciergerie, salle de sport, nutrition, formation…).

Le Workplace Manager (WM), « exploitant malin d’espace de travail »

Certains sont donc plus tournés sur le bien-être psychologique des occupants, d’autres axent leurs efforts sur leur environnement physique, les locaux. Le Workplace Manager se situe exactement entre les deux. Il est doté de compétences en logistique et moyens généraux et sait organiser au mieux un espace pour le rendre haut de gamme et facilitateur de créativité. Pour ce faire, il agit sur la configuration avec un mobilier choisi et est toujours en quête d’espaces lumineux, de confort sonore, de mobilier ergonomique, de services pour faire baisser la charge mentale… Mais il a aussi la faculté de développer les interactions humaines et de mener des actions d’animation si le contexte s’y prête (cf. encadré). Le Workplace Manager sait donc aménager les lieux, faire appel aux bons fournisseurs et prestataires, les exploiter, les faire vivre. Ce qui implique d’avoir une vraie idée de ce qu’est le bureau de demain… « Sa vocation est d’impliquer les utilisateurs dans le quotidien des espaces. Ses occupants doivent se sentir concernés par les autres, par la vie dans les locaux, la qualité et l’entretien des bureaux », énumère Maria, WM chez Walter. Dans l’étendue des missions qui lui sont assignées, il se situe donc entre le Facility Manager et l’Office Manager.

 

Rédaction Walter

Ordre de priorités

« L’esprit de communauté » n’est pas une obsession

Le Workplace Manager mène des actions d’animation si le contexte s’y prête. Et ce n’est pas toujours le cas. En effet, les salariés de TPE-PME présents sur un espace de coworking n’ont pas forcément envie de faire connaissance et de prendre des temps de détente après le travail avec le reste des occupants. Une conclusion qu’a récemment formulée Colliers International France à l’issue de son étude « le coworking dans tous ses états ». Par des regards croisés entre opérateurs, entreprises et coworkers, l’aménageur d’espaces de travail en vient à la conclusion que le coworking trouve sa place au cœur de la stratégie des entreprises, quelles que soient leur taille. Mais l’ordre de motivations de leurs salariés-utilisateurs sont inattendues : l’optimisation des déplacements et la gestion de temps pour 68% des répondants, les services proposés sur ces espaces pour 64% (équipements techniques, accès libre 24h/24 et 7j/7) … mais les services dits « communautaires » n’arrivent qu’en 5e position. Le Workplace Manager doit donc cerner au mieux les priorités et les attendus des occupants de l’espace avant de multiplier les actions…

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